テレワークに重要な 5つのポイント ~社外編~

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テレワークに重要な5つのポイント ~社外編~

働き方改革を支援するITツールを、日本電通グループのテレワーク運用経験を基に、重要なポイントと解決法をご紹介いたします。

本ページは、テレワークに重要なポイント【社外編】として、取引先様との請求業務・契約書業務・問合せの効率化などについて、弊社導入事例も交えながら分かりやすくポイントをまとめました。皆さまのテレワーク実現のお役に立てば幸いです。

また、別途「~社内編~」として、社内の業務効率化のページも設けておりますので、そちらもご参照ください。

>>テレワークに重要なポイント【社内編】はこちらから

ご参考)企業のクラウドサービス(SaaS)利用とテレワークに関する企業調査

クラウドサービスを利用している企業と利用していない企業では、テレワークの実施率に5倍もの差が生まれているという調査データもあり、テレワークの基本は「クラウドサービスの利用」と言えます。

・クラウドサービスを利用している企業は65%がテレワークを実施

・クラウドサービスを利用していない企業では12.7%だけがテレワークを実施

日本電通は、思い立ったらスグ導入できる、システム構築作業の不要なクラウドサービスでどこでも働けるテレワーク環境の構築をご支援いたします。

ポイント① 「請求書業務のペーパーレスと自動仕訳で経理のテレワークを実現」

BtoBプラットフォーム請求書

>>BtoBプラットフォーム請求書詳細ページはこちら

テレワークでは「紙書類」がネックとなることを実感しました。ペーパーレスの効果を実感できる請求業務の電子化は、請求書の発行側受取側の両社で電子化、生産性向上、コスト削減を実現します。

また、連携先のシステムを問わない親和性の高さは、日本電通担当者も驚くばかりで、システムに合わせたデータの修正も不要で、現在利用中のシステムをそのまま利用できることも魅力的です。

  • 取引先様も時短・コスト削減を実感

    「発行・受取の両機能により、取引先と共に時短・コスト削減を最大限に発揮。」

    BtoBプラットフォーム請求書は、取引先様も時短・コスト削減を実感
  • 税務署への申告が不要

    「電子帳簿保存法に準拠しているため、ペーパーレスを実現!」

    BtoBプラットフォーム請求書は、電子商簿保存法にも準拠し、税務署への申告が不要
  • 経理部のテレワークを実現

    「電子データ化・電子保存化で、在宅での処理が可能に。」

    BtoBプラットフォーム請求書は、電子データ化、保存可能で、経理部のテレワークを実現
  • 取引先様にもお願いし易い

    「取引先様の発行、受取は無料で利用できる!」

    取引先様の発行、受取は無料だから取引先様にもお願いし易い

ポイント② 「契約書もオンラインで郵送代・印紙代・押印・管理を不要に!」

CLOUDSIGN(クラウドサイン)

テレワークでは、契約書郵送準備のための出社や押印作業がネックとなります。2020年の政府の「脱はんこ」方針が打ち出され、政府・経済団体との「書面、押印、対面」を原則とした制度・慣行・意識の抜本的見直しに向けた共同宣言により、企業の「脱はんこ」は更に加速しています。

ペーパーレスも加速させる一手となりそうです。

  • 契約完了までの時間を大幅短縮

    「紙の契約書と比較した場合、契約締結までの時間を99%削減!」

    契約完了までの時間を大幅短縮
  • 電子契約は法的有効性あり

    「クラウド契約CLOUDSIGNは弁護士監修で安心」

    電子契約は法的有効性あり
  • 出社依存となる「押印」を不要 に

    「押印だけでなく、郵送代、紙代、印紙代の節約に!」

    出社依存となる「押印」を不要 に
  • 契約書のクラウド管理で煩雑な管理撤廃

    「検索機能と期限管理の自動アラートで契約書管理をお任せ!」

    契約書のクラウド管理で煩雑な管理撤廃

日本電通グループ取り組み事例

日本電通グループでは、契約書の社内申請はX-PointCloudで、お客様との契約締結まではCLOUDSIGNで、契約書の社内申請から契約締結まで、クラウド型ソリューションで電子化が実現します。

>> X-Point Cloud詳細はこちら(社内申請クラウドシステム)

>> CLOUDSIGN詳細はこちら(ウェブ完結型のクラウド契約)

クラウドサービスの合わせ技でさらなる効率化を実現している事例です。

X-Point CloudもCLOUDSIGNもクラウド上で資料を管理することが可能ですが、日本電通グループでは、kintoneを中心に業務を行っているため、 kintoneさえ閲覧することができれば、全ての業務を遂行することができる仕組みを構築しています。本事例は、社内申請と契約締結の間にkintoneを介することで、あらゆるクラウドサービスにログインすることなく、kintone上で社内申請フェーズと契約締結フェーズの進捗や管理を行なうことができます。

社内申請~契約締結フェーズまでの事例

参考価格 ①、②を導入した場合、月額料金¥40,000(※)

この価格で効率化とデータの利活用が実現できます!リーズナブルで導入しやすい価格もクラウドサービスのおすすめポイントです。

BtoBプラットフォーム請求書
● 受取モデル:\15,000/月額
● 発行モデル:\15,000/月額
CLOUDSIGN
スタンダードプラン:\10,000 /月額
  • ※価格に関する注意点
  • ・BtoBプラットフォーム請求書
  •  初期費用が別途必要です。
  •  取扱い請求書枚数により月額料金が変動します。
  •  詳細は当社までお問い合わせください。
  • ・CLOUDSIGN
  •  送信毎に1件あたり、別途\200が必要です。
  •  ユーザー数は無制限です。
  •  詳細は当社までお問い合わせください。

ポイント③ 「社外とのコミュニケーションもオンラインで完結!」

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

チャットやビデオ会議、通話、資料共有などを、PCやスマホで行えるクラウドサービスです。社内のミーティングや報連相はもちろん、お客様との打ち合わせもこれ一つでできています。「コミュニケーションはTeamsさえあればなんとかなる」と実感しました。

ZOOM(ズーム)

また、よく比較されるツールとして、ZOOMが挙げられるのではないでしょうか。ZOOMはウェビナー機能が充実しており、ライセンスによっては10,000人まで参加可能ですので、拠点数が多い企業様やグループ会社との連携が多い企業様でチャットツールを利用しない場合、ZOOMの選択肢もあることを覚えておくと良いかもしれません。

  • <ポイント>
  • ・Teams、ZOOMともに、テキストチャットや音声・ビデオ会議、ブレイクアウトルーム、挙手機能、PC遠隔操作など、ビデオ会議に必要な機能はほぼ同等です。
  • ・ZOOMは、オンラインセミナーで利用されているケースも多く、招待された側も比較的直感で利用できます。そのため、日本電通では、会議ツールを選択いただく際には、ZOOMを選択されるお客様が多いです。
  • お客様との打ち合わせ・商談で活用

    「ビデオ会議に社内外の人を招待でき、3密回避!」

    Microsoft TeamsZOOMもお客様との打ち合わせ・商談で活用できます。
  • 大規模説明会でも安定した品質

    「70名の会議でも全く品質等に問題ないことを確認!」

    Microsoft TeamsもZOOMも大規模説明会でも安定した品質
  • 相手のPCの遠隔操作も可能

    「ツール導入のサポートやハンズオンセミナーなどにも使える!」

    Microsoft TeamsもZOOMもリモート操作可能
  • 大人数⇔少人数ワークショップ実現

    「大人数⇔少人数のセッション分割で参加者全員へ目配りできる!」

    Microsoft TeamsもZOOMも、ブレイクアウトルーム機能で大人数⇔少人数ワークショップ実現

オンライン会議ツール活用の秘訣

日本電通では、チャット・メール・ウェビナーツールを併用しています。情報共有や社内の連絡はTeamsでチャット機能を利用、社外の取引先様との連絡やエビデンスを残す際にはメールを利用、社外との会議・セミナーはZOOMを利用、といった具合にツールを使い分けています。

  • チャットツールの定着のポイント

    チャットツールは、社内のコミュニケーションに非常に適したツールです。

    チャットツールだと、余計なコミュニケーションが増えないかなどの心配事を耳にしますが、運用ルール策定も導入のポイントと言えます。メールのような形式ばった文面も割愛でき、社外からもカンタンにリアルタイムのコミュニケーションを実現。業務効率がアップすること間違いなしです。

また、営業活動はもちろん、新型コロナウィルス感染症対策の影響で、人事部でも会社説明会や就職面談などにもオンラインが活用されています。

  • オンライン会議ツールは、採用活動にも使える!

    学生の就職活動時の企業選びにおいては、「企業の将来性があるか」が重視ポイントの一つとなりますが、就職面談のオンライン活用は、コロナ禍において、環境の変化に柔軟に対応、進化しようとしている企業であると判断してもらえることにも繋がる可能性があります。

    オンライン会議ツール導入に限らず、テレワークや働き方改革推進のためにもオンラインを活用したいところです。

ポイント④ 「社外の担当者の方ともクラウドで情報共有!」

kintone(キントーン)

>>kintone詳細ページはこちら

kintoneはノーコード/ローコードで直感的に、システム(アプリ)を実装・運用していただくことのできる、非常にカスタマイズ性の高いデータベースツールで、業種・業務・部署問わずご利用いただけるツールです。

kintoneは自社の業務改善だけでなく、ゲストスペースを作成することで、社外のお客様と社外秘の情報をクラウド上でやり取りすることができます。グループ会社間や協力会社間、お客様とのやり取りなど、あらゆる社外コミュニケーションに使うことが出来ます。

日本電通でもパートナー企業様との資料共有、お客様との受発注管理などに活用しています。

  • 属人化や情報漏れがなくなる

    「複数人でのコミュニケーションをスムーズに、効率化!」

    kintoneは複数人でコミュニケーションできて、属人化や情報漏れがなくなる
  • メンバー入替時の引継ぎもスムーズ

    「過去の情報や資料が一元で管理されているから引継ぎもスマート!」

    kintoneは非IT部門でも、メンバー入替時の引継ぎもスムーズ
  • 一画面でデータ管理とコミュニケーション

    「データに紐づいたコメントで分かりやすく連絡&報告!」

    kintoneは一画面でデータ管理とコミュニケーションが行える
  • いつでも、どこからでも使える

    「PCやスマホでインターネットがあればどこでも利用できる!」

    kintoneはインターネットがあればいつでも、どこからでも使える

ポイント⑤ 「社外からの問合せ自動化で、省力化とテレワークを実現」

AIアシスタント CBシリーズ

>>CB3(汎用AIチャットボット) の詳細はこちら

汎用AIチャットボット「CB3」は、各種問合せ業務の自動化に活用いただける対話型汎用AI製品であり、その他、社内・社外からの問合せ業務の自動化や、業務システムと連携したチャットでの業務データ照会・入力にも活用いただけます。

  • 人事・総務AIチャットボット Ciel

    NDIソリューションズ

    AIチャットボットにCB1により人事・総務に関する社内からの問合せに自動応答で回答しています。月間150件の問合せ対応が行われ、毎月15万円の省力化効果が得られています。

  • セゾン自動車火災保険様

    セゾン自動車火災保険様

    AIチャットボットCB1が、セゾン自動車火災保険様のおとなの自動車保険 契約者からの契約変更・継続・解約についての問合せに、自動回答しています。

  • FXプライムbyGMO様

    FXプライムbyGMO様

    CB1を活用したAIプライヌお客様サポートが、FX取引の質問に対して自動回答。また社内業務サポートとして、コールセンターでの新任オペレータ向けに回答支援を実施しています。

  • 横河レンタ・リース様

    横河レンタ・リース様

    横河レンタ・リース様では、社内ITヘルプデスク宛のOffice 365や業務システムの質問に、AIチャットボットCB1が自動回答しています。

CB3
月額利用料金 ¥300,000-(税抜)から~(※)
  • ※価格に関する注意点
  • ・別途、初期導入費用が必要になります。
  • ・CB3はSaaS型クラウドサービスとして提供し、月額利用料金にはメールサポートを含みます。
  • ・CB3月額利用料金にはCB3チャットボットWebアプリケーション2サイトを含みます。社内向け・社外向け問合せサイト、本番・開発環境 等でご利用いただけます。3サイト以上のご利用については個別見積とします。

IT活用は日本電通へ

日本電通は、30年以上のSI(システムインテグレーション)事業での実績と経験を活かし、個々の企業にとって最適な「仕組み」をITによって構築するお手伝いをさせていただいております。経験豊富な経験と技術力でお客様のIT活用を強力にご支援いたします!

  • 豊富な実績

    ITベンダーとして30年以上に渡り、あらゆる業種・業務のシステム開発を経験し、お客様へシステムインテグレーションをご提供してきました。

    また中小企業のIT導入支援者としての認定も受け、お客様毎に最適なIT導入支援を実施すべく活動しております。

    日本電通は、経済産業省認定「スマートSMEサポーター」談

    日本電通は、中小企業の皆様のITツールをご支援する経済産業省認定「スマートSMEサポーター」です。

  • 充実したサポート体制

    日本電通は、お客様のIT課題の解決やビジネスの拡大に最適なソリューションをご提案するとともに、建設会社として長年培ったネットワークインフラ構築技術の強みを活かし、ソリューションサービス+インフラ構築サービスを『All in one & One stop Service』でお客様のビジネスを丸ごと支援します。

    日本電通の充実したサポート体制

    日本電通は、社内インフラからソリューションサービスまで一貫した施工を実施可能です。

  • kintoneに関するお問い合わせはこちらから
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